送信ボタンの前で、手が止まる。
本文は書けた。
でも、最初の一行が決まらない。
「Dear でいいのか」「いきなり用件でいいのか」
そこで5分溶かしていませんか？
書き出しが決まらないのは、英語力の問題ではありません。日本語のメールの型を、英語に訳そうとしているからです。
英語のビジネスメールには別の型があります。覚えてしまえば、迷う時間はゼロになります。
まず、日本語の型を捨てる
日本語のメールは、宛名・挨拶・名乗り・前置きを置いてから用件に入ります。英語はこの手順を取りません。
宛名のあと、すぐ用件です。
「お世話になっております」に当たる決まり文句はありません。無理に訳すと、かえって回りくどくなります。
社内であれば、宛名すら省いて本文から始まることもあります。日本語の感覚では失礼に見えますが、英語では普通です。
書き出し｜相手との距離で3段階
迷ったら、相手との距離で選びます。
| 相手 | 書き出し | 使う場面 |
| 初対面・社外・目上 | Dear Mr. Tanaka, Dear Ms. Smith, |
提案、問い合わせ、正式な依頼 |
| 面識あり・社外 | Hello Kenji, Hi Sarah, |
やり取りが続いている相手 |
| 社内・同僚 | Hi team, （宛名なしで本文から） |
日常のやり取り |
名前が分からないときは To whom it may concern, が使えます。ただし硬く、事務的な響きになります。担当部署が分かるなら Dear Customer Support Team, のほうが自然です。
Dear のあとはコンマです。コロン（:）は米国の正式な文書で使われますが、日常のメールではコンマで足ります。
2行目でつまずかないために
宛名の次に置ける一文を、目的別に持っておくと手が止まりません。
- 用件から入る｜I’m writing to ask about the delivery schedule.（納期についてお伺いしたく連絡しました）
- 返信する｜Thank you for your email.（メールをありがとうございます）
- 間が空いた相手へ｜I hope you’re doing well.（お元気でお過ごしでしょうか）
- 紹介された｜I got your contact from Mr. Sato.（佐藤さんからご連絡先を伺いました）
3つ目は日本語の時候の挨拶に近い働きをします。ただし毎回付けると形式的に見えます。やり取りが続いている相手には要りません。
締め｜依頼の有無で決まる
締めも、用件の型で決まります。
- 返事がほしい｜I look forward to hearing from you.（ご返信をお待ちしております）
- 相手に作業を頼んだ｜Thank you for your help.（ご対応よろしくお願いします）
- 特に依頼がない｜Thank you.（ありがとうございます）
- 急ぎで頼む｜I’d appreciate it if you could reply by Friday.（金曜までにご返信いただけると助かります）
最後の型は覚えておくと効きます。期限を書かない依頼は、後回しにされます。「as soon as possible」より、日付を入れるほうが動いてもらえます。
結語（Best regards など）の選び方
本文の下に置く一語です。悩む必要はありません。
- Best regards,｜社外・社内どちらでも使えます。迷ったらこれで問題ありません。
- Kind regards,｜英国系でよく見ます。やや丁寧です。
- Thanks,｜社内の短いやり取り向けです。
- Sincerely,｜正式な文書向け。日常のメールでは硬すぎます。
日本語から訳すと失敗する場所
ここが、書き出しと締め以上に差が出るところです。
- 「お世話になっております」を訳さない｜対応する表現がありません。そのまま用件に入ります。
- 「よろしくお願いします」も直訳しない｜何を頼んでいるかで言い方が変わります。依頼なら Thank you for your help.、返信待ちなら I look forward to hearing from you. です。
- 「取り急ぎ」で始めない｜英語では用件が先です。前置きを足すと、かえって読みにくくなります。
- Please を付ければ丁寧、ではない｜Please send it by Friday. は命令に近く聞こえます。Could you send it by Friday? のほうが柔らかくなります。
最後の1点は、日本語話者が最も踏みやすい落とし穴です。丁寧さは単語ではなく、文の形で作ります。
返信が遅れたとき
実務で使う頻度が高いわりに、型を持っていない人が多い場面です。
- Sorry for the late reply.（返信が遅くなりすみません）
- Thank you for your patience.（お待ちいただきありがとうございます）
- Apologies for the delay in getting back to you.（ご返信が遅れ、失礼しました）
2つ目は謝罪の形を取らずに済むため、社外にも使いやすい言い方です。遅れた理由は、聞かれない限り書かなくて構いません。
まとめ
- 英語のメールは、宛名のあとすぐ用件。日本語の前置きを訳さない。
- 書き出しは相手との距離で3段階（Dear / Hello・Hi / 宛名なし）。
- 締めは依頼の有無で決まる。期限を書かない依頼は後回しにされる。
- 丁寧さは単語ではなく文の形で作る。Please より Could you。
型を覚えたら、次は書いたものを直してもらう段階です。文と文のつなぎ方に不安が残る場合は、つなぎ言葉を使うだけで英語が伝わりやすくなる【Connectors一覧と例文】を先に読んでください。
相手や場面に合わせた言い方を実際に直してもらいたいなら、ビジネス英語向けオンライン英会話の比較6社｜「特化型」と「大手」の差は何なのかで選び方を整理しています。
コメント